Бердянська міська територіальна громада

Про підвищення ефективності контролю за виконанням документів та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни у виконавчих органах Бердянської міської ради у 2019 році

Заслухавши та обговоривши інформацію заступника начальника загального відділу виконкому Бердянської міської ради Солонської Н.М. про роботу з організації контролю за виконанням документів та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни у виконавчих органах Бердянської міської ради у 2019 році, виконавчий комітет міської ради зазначає, що у виконкомі діє єдина система документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням автоматизованих систем та програмного забезпечення. Робота зі службовими документами у виконкомі здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у Бердянській міській раді та її виконавчому комітеті, індивідуальними інструкціями з діловодства в самостійних структурних підрозділах виконкому. Відділом діловодства та документування виконкому у 2019 році було забезпечено організацію роботу з службовими документами, зокрема з контрольними документами, власними розпорядчими документами, використовувались різні форми контролю. На сьогодні одним із пріоритетних завдань керівництва виконкому залишається питання удосконалення роботи з контрольними документами в частині якісного виконання визначених в них завдань, посилення виконавської дисципліни посадових осіб виконавчого комітету. Враховуючи вищевикладене, керуючись ст.40 Закону України „Про місцеве самоврядування в України”, ст.91 Статуту територіальної громади міста Бердянська, з метою поліпшення організації контролю за виконанням документів та стану виконавської дисципліни у виконавчих органах Бердянської міської ради виконавчий комітет Бердянської міської ради

ВИРІШИВ:

1. Інформацію заступника начальника загального відділу виконкому Бердянської міської ради Солонської Н.М. про підвищення ефективності контролю за виконанням документів та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни у виконавчих органах Бердянської міської ради у 2019 році, що додається, взяти до уваги.

2. Секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконкому, керівникам виконавчих органів Бердянської міської ради вжити дієвих заходів для підвищення рівня виконавської дисципліни та посилення контролю за якісним, повним та своєчасним виконанням завдань, визначених у документах.

3. Зобов’язати керівників виконавчих органів Бердянської міської ради:

1) Провести поглиблений аналіз стану виконання завдань, визначених в розпорядженнях голови облдержадміністрації, власних розпорядчих документах, посилити контроль за своєчасним та повним їх виконанням.

2) Взяти під особистий контроль виконання завдань, визначених в документах вищих органів влади та власних розпорядчих документах, посилити увагу до питань повноти та якості відпрацювання контрольних документів та своєчасної підготовки відповідей про їх виконання з додержанням вимог діловодства щодо оформлення службових документів.

3) Проаналізувати ефективність існуючої організації виконання документів і власної системи контролю відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Бердянській міській раді та її виконавчому комітеті, використовувати різноманітні форми і методи контролю та вжити дієвих заходів для удосконалення цієї роботи.

4) Забезпечити своєчасність підготовки якісних та повних відповідей на запити на інформацію, електронні петиції, депутатські звернення та запити, недопущення порушень вимог Законів України „Про доступ до публічної інформації”, “Про внесення змін до Закону України “Про звернення громадян” щодо електронного звернення та електронної петиції”, “Про статус депутата міської ради”.

5) Підвищити ефективність моніторингу виконавської дисципліни, грунтовно аналізувати причини порушень та застосовувати міри дисциплінарного впливу до порушників з обов’язковим повідомленням про це секретаря міської ради, профільного заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків).

4. Загальному відділу виконкому Бердянської міської ради (Куртова І.В):

1) Забезпечити щоденне оперативне інформування керуючого справами виконкому за результатами моніторингу про факти порушення строків виконання контрольних документів посадовими особами виконкому.

2) Забезпечити постійне надання консультативно-методичної допомоги структурним підрозділам виконкому, Азовському та Нововасилівському старостинським округам, комунальним підприємствам та установам з питань організації діловодства, контролю та архівної справи з використанням нових методів та форм.

3) З метою підвищення ефективності здійснення контрольних функцій застосувати різні форми та методи організації контролю (організація перевірок на місцях фактичного виконання контрольних завдань, заслуховування звітів посадових осіб з питань організації виконання завдань на засіданнях виконкому, проведення моніторингу виконання контрольних документів, візування проектів відповідей про виконання контрольних документів, своєчасне інформування облдержадміністрації з використанням електронної пошти тощо).

4) За результатами виконання цього рішення підготувати узагальнену інформацію та надати її на розгляд виконавчого комітету Бердянської міської ради у березні 2021 року.

5. Керуючому справами виконкому Кочубей О.С.:

1) Здійснювати необхідні заходи з метою практичного впровадження системи електронного документообігу у виконавчому комітету Бердянської міської ради.

2) За результатами моніторингу виконавської дисципліни, аналізу причин порушень строків виконання документів ініціювати притягнення до відповідальності посадових осіб, які не забезпечили належне виконання завдань, визначених в документах.

6. Рішення виконавчого комітету Бердянської міської ради від 12.03.2019 № 84 «Про поліпшення організації контролю за виконанням документів та стану виконавської дисципліни у виконавчих органах Бердянської міської ради у 2018 році» зняти з контролю, як таке, що виконано в цілому.

7. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконкому Кочубей О.С.

Міський голова Володимир ЧЕПУРНИЙ

Додаток